KS IT Solutions' Privacy Policy

This is the Privacy Policy of KS IT Solutions Sdn Bhd ("KS IT").

At KS IT, we strive to protect the confidentiality of personal information of our stakeholders (including employees, customers, suppliers, partners and other individuals who entrusted us with their personal information) ("Stakeholders").

Recognising the confidentiality of your personal information, we are committed to act with integrity in protecting the privacy of our Stakeholders in accordance with the Personal Data Protection Act 2010 ("PDPA 2010").

In view thereof, this privacy policy is drafted in accordance with requirements of PDPA 2010 which describes how your personal information ("Personal Data") is collected, processed and disclosed by us ("Policy").

"Personal Data" includes information in respect of commercial transactions which identifies or locates an individual, or is capable of doing so. Examples of Personal Data include name, identity card number, passport number, address, e-mail address, telephone number, occupation, photograph and any other relevant information.

By interacting with us, submitting information to us, engaging with our service(s) or purchasing our product(s), you agree and consent to us, as well as our service providers (if any) for collecting, processing and disclosing your Personal Data in the manner set forth in this Policy.

Collection of Personal Data

We may collect your Personal Data from a variety of sources such as:

• personal data submitted to us directly whether through telephone, letters, application forms, fax, face to face meetings, e-mail, online chat and/or other modes of contact;
• personal data collected from publicly sources and/or any third party which are consented by you;
• personal data collected when you register interest and/or request for information of products or services and/or subscribe to our products or services;
• personal data collected when you respond to any of our marketing materials;
• personal data collected through your participation in our customer satisfaction surveys, contest, or when you respond to communications from KS IT;
• personal data provided by you through our website or our social media pages in form of queries, messages or comments;
• personal data collected when you lodge a complaint with us and/or provide feedback to us;
• personal data collected from credit bureau reports and credit reporting agencies pertaining to your credit worthiness;
• personal data collected when you enter into any transaction with us including but not limited when you purchasing/providing products or services; and
• personal data collected from recruitment agencies.

Should you provide us with any Personal Data relating to a third party (e.g. information of your spouse, children, parents and/or employer), by submitting such information to us, you represent to us that you have notified the third party of the terms of this Policy and obtained his or her consent thereto.

If you are under the age of 18, you are required to ensure that your parents or legal guardian consent on your behalf to KS IT's processing of your Personal Data.

You should ensure that all Personal Data submitted to us are complete, accurate, true and correct as at the date of submission. Failure on your part to do so may result in our inability to provide you with the products and/or services you have requested.

Purposes for Collection

The Personal Data are collected, processed and/or disclosed for amongst others the following purposes:

• assess and process your application for subscription of our services or purchase of our products;
• responding to, processing and handling your queries, feedbacks and suggestions;
• investigate, resolve and for troubleshooting any service issues, billing queries, fraudulent activity or other enquiries that you submit to us regarding our network;
• monitor and improve the performance of our network, our product and/or services;
• verifying your identity, processing payments as well as managing our administrative and business operations;
• update and maintain KS IT's internal records, filing, systems and operations for the management administration;
• managing and maintain your account and/or contract with us;
• managing the security of our premises, facilities and technology infrastructure;
• providing updates on products and services which might be of interest to you and to inform you about KS IT's current and latest products and/or services;
• conducting research, surveys and trend analysis on subjects, such as product development, statistical, security and testing purposes;
• understanding and analysing our sales as well as your needs and preferences;
• improving our product and/or services and communications to you;
• auditing and risk management purpose; conduct credit checks or establish the existence of any previous or outstanding breaches, indebtedness, defaults you may have with any third party;
• processing and assessing application for employment which include performing background checks, verifying your credentials and qualifications as well as obtaining employment references; and
• complying with applicable laws and regulations, codes of practice, guidelines, policies, procedures, regulatory requirements and directions issued by relevant authorities.

Disclosure of Personal Data

In furtherance to the purposes for collection of your Personal Data, we may disclose your Personal Data, in accordance with all applicable laws, regulations and industry standards to the following parties:

• agents, contractors or third party service providers who provide amongst others operational or administrative services, such as courier services, telecommunications, information technology, billing and payment, storage services, marketing or sale of the products and/or services, and installation or operation and maintenance services;
• business partners including but not limited to our network dealers, application and social network providers with whom we have contractual agreements for some of our functions, services and activities;
• professional advisors and external auditors, such as financial advisors, legal advisors and consultants;
• to any governmental and relevant authorities to the extent necessary to comply with any laws, regulations, rules, directions, guidelines and other similar requirements; and
• any other party to whom you authorise us to disclose your Personal Data.

Consequence of Non-Provision of Personal Data

Provision of your Personal Data to KS IT is voluntary in nature. However, in the event the Personal Data submitted to us is insufficient or unsatisfactory, your application or request for the purposes mentioned above may not be accepted or acted upon by us.

Right to Access and Correct Personal Data

Should you have any queries, objections or complaints about the processing of your Personal Data or if you wish to obtain information or withdraw consent which you have provided, please contact us in writing at the contact details provided below.

Please note that adherence to your request is not automatic and we shall have the right to refuse your request to access and/or make any correction to your Personal Data for the reasons permitted under the PDPA 2010. Fees may be imposed for the access of your Personal Data.

Storage and Retention of Personal Data

Your Personal Data shall be stored either in hard copies in our offices or in servers located in Malaysia. We may also transfer your Personal Data to third party service providers located outside Malaysia.

All Personal Data in our possession will be retained by us as long as necessary for the fulfilment of the purposes stated above or is required to satisfy any legal regulatory or accounting requirements.

Changes to Privacy Policy

We reserve the right to amend this Policy from time to time without prior notice. Any changes to the Policy will be uploaded onto our website and therefore, we encourage you to check/visit our website from time to time to keep abreast with the latest amendments.

In the event of conflict between the English and Bahasa Melayu versions of this Policy, the English version of this Policy shall prevail.

Dasar Privasi KS IT Solution

Ini merupakan dasar privasi KS IT Solution Sdn Bhd ("KS IT").

Di KS IT, kami bertekad untuk melindungi kerahsiaan maklumat peribadi pihak berkepentingan kami (termasuk pekerja, pelanggan, pembekal, rakan kongsi dan individu-individu lain yang mengamanahkan kami dengan maklumat-maklumat peribadi) ("Pihak Berkepentingan").

Kami adalah komited untuk bertindak dengan integriti dalam melindungi privasi Pihak Berkepentingan kami selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 ("PDPA 2010").

Oleh yang demikian, dasar privasi ini dideraf selaras dengan peruntukan-peruntukan PDPA 2010 yang menjelaskan bagaimana maklumat peribadi anda ("Data Peribadi") dikumpul, diproses dan didedahkan oleh kami ("Dasar").

"Data Peribadi" termasuk maklumat-maklumat berkenaan dengan transaksi komersial yang mengenal pasti atau mengesan seseorang individu, atau berupaya untuk berbuat sedemikian. Contoh-contoh Data Peribadi termasuk nama, nombor kad pengenalan, nombor passport, alamat, alamat emel, nombor telefon, pekerjaan, gambar dan maklumat-maklumat berkenaan yang lain.

Dengan berinteraksi bersama kami, menghantar maklumat-maklumat kepada kami, melanggani perkhidmatan kami atau membeli produk-produk kami, anda bersetuju dan membenarkan kami, serta pembekal perkhidmatan kami untuk mengumpul, memproses dan mendedahkan Data Peribadi anda selaras dengan Dasar ini.

Pengumpulan Data Peribadi

Kami mengumpul Data Peribadi anda daripada pelbagai sumber-sumber seperti yang berikut:

• data peribadi yang dibekalkan kepada kami secara langsung melalui telefon, surat, borang permohonan, faks, mesyuarat, emel, perbualan dalam talian atau lain-lain cara hubungan;
• data peribadi yang dikumpul melalui sumber awam dan/atau pihak ketiga yang mana telah dipersetujui oleh anda;
• data peribadi yang dikumpul apabila anda mendaftar minat dan/atau memohon untuk mendapatkan maklumat produk atau perkhidmatan dan/atau melanggani produk atau perkhidmatan yang ditawarkan oleh kami;
• data peribadi yang dikumpul melalui penyertaan anda dalam kaji selidik kepuasan pelanggan, peraduan atau apabila anda menjawab sebarang perhubungan daripada KS IT;
• data peribadi yang dibekalkan oleh anda melalui laman web atau laman media sosial kami dalam bentuk persoalan, mesej atau komen;
• data peribadi yang dikumpul apabila anda membuat aduan kepada kami dan/atau memberikan maklumbalas kepada kami;
• data peribadi yang dikumpul daripada laporan biro kredit dan agensi-agensi pelaporan kredit yang menunjukkan kelayakan kredit anda;
• data peribadi yang dikumpul apabila anda membuat sebarang transaksi dengan kami termasuk membeli produk atau melanggani perkhidmatan kami; dan
• data peribadi yang dikumpul daripada agensi-agensi pekerjaan.

Sekiranya anda memberikan kami apa-apa data peribadi yang berkaitan dengan pihak ketiga (cth: maklumat pasangan, anak, ibubapa dan/atau majikan), dengan menyerahkan maklumat tersebut kepada kami, anda menyatakan kepada kami bahawa anda telah memaklumkan kepada pihak ketiga tersebut tentang terma-terma Dasar ini dan telah memperolehi persetujuannya.

Jika anda berumur 18 tahun ke bawah, anda adalah dikehendaki untuk memastikan bahawa ibubapa atau penjaga sah anda memberi kebenaran bagi pihak anda kepada KS IT untuk memproses Data Peribadi anda.

Anda perlu memastikan semua Data Peribadi yang diberikan kepada kami adalah sempurna, tepat, betul dan benar pada tarikh serahan. Kegagalan anda kemungkinan akan menyebabkan kami tidak dapat membekalkan anda dengan produk atau perkhidmatan yang diminta.

Tujuan-Tujuan Pengumpulan

Data Peribadi anda adalah dikumpul, diproses dan/atau didedahkan bagi tujuan-tujuan yang berikut:

• mengakses dan memproses permohonan anda untuk melanggan perkhidmatan kami atau membeli produk kami;
• bertindak balas, memproses dan mengendalikan pertanyaan, maklum balas dan cadangan anda;
• menyiasat, menyelesaikan dan untuk menyelesaikan isu perkhidmatan, pertanyaan bil-bil, aktiviti penipuan atau pertanyaan lain yang anda hantar kepada kami mengenai rangkaian kami;
• memantau dan meningkatkan prestasi rangkaian kami, produk dan/atau perkhidmatan kami;
• mengesahkan identiti anda, memproses bayaran anda dan juga untuk urusan operasi pentadbiran dan perniagaan kami;
• mengemaskini dan mengekalkan rekod dalaman, pemfailan, sistem dan operasi KS IT untuk pengurusan pentadbiran;
• menguruskan dan mengekalkan akaun dan/atau kontrak anda dengan kami;
• menguruskan keselamatan premis kami, kemudahan dan infrastruktur teknologi;
• membekalkan maklumat produk-produk dan perkhidmatan terkini yang anda mungkin berminat dan memaklumkan kepada anda tentang produk-produk dan/atau perkhidmatan terkini yang ditawarkan oleh KS IT;
• menjalankan penyelidikan, kaji selidik dan analisis trend terhadap tajuk-tajuk seperti perkembangan produk, statistik, keselamatan dan bagi tujuan percubaan;
• memahami dan menganalisis jualan kami serta keperluan dan keutamaan anda;
• meningkatkan mutu produk atau perkhidmatan dan komunikasi kami kepada anda;
• pengauditan dan bagi tujuan pengurusan risiko;
• melaksanakan semakan kredit atau mengenalpasti kewujudan sebarang pelanggaran tunggakan, kemungkiran yang mungkin anda terlibat dengan mana-mana pihak ketiga;
• memproses dan menilai permohonan pekerjaan anda dan termasuk melaksanakan pemeriksaan latar belakang, mengesahkan kelayakan-kelayakan anda dan juga mendapatkan rujukan pekerjaan; dan
• mematuhi kehendak undang-undang dan peraturan-peraturan, kod amalan, garis panduan, dasar, prosedur, keperluan peraturan dan arahan yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa yang berkaitan.

Pendedahan Data Peribadi

Selaras dengan tujuan-tujuan pengumpulan Data Peribadi, kami akan mendedahkan Data Peribadi anda menurut undang-undang, peraturan-peraturan dan piawaian industri kepada pihak-pihak berikut:

• ejen, kontraktor atau pembekal perkhidmatan pihak ketiga yang menyediakan perkhidmatan operasi atau pentadbiran, seperti perkhidmatan kurier, telekomunikasi, teknologi maklumat, pengebilan dan pembayaran, penyimpanan, pemasaran atau penjualan produk dan/atau perkhidmatan, dan pemasangan atau operasi dan penyelenggaraan;
• rakan kongsi perniagaan termasuk tetapi tidak terhad kepada pengedar rangkaian, aplikasi dan pembekal rangkaian sosial kami yang mempunyai perjanjian kontrak dengan kami untuk pelaksanaan beberapa fungsi, perkhidmatan dan aktiviti kami;
• penasihat profesional dan juruaudit luaran seperti penasihat kewangan, penasihat undang-undang, dan perunding-perunding;
• mana-mana kerajaan dan pihak berkuasa yang berkaitan setakat yang perlu untuk mematuhi kehendak undang-undang, peraturan-peraturan, kaedah, arahan, garis panduan dan keperluan lain yang seumpamanya; dan
• mana-mana pihak yang dibenarkan oleh anda untuk membolehkan kami mendedahkan Data Peribadi anda kepadanya.

Kegagalan Membekalkan Data Peribadi

Data Peribadi yang dibekalkan kepada KS IT adalah secara sukarela. Sekiranya Data Peribadi yang dibekalkan kepada kami adalah tidak mencukupi atau tidak memuaskan, permohonan atau permintaan anda untuk tujuan-tujuan seperti yang dinyatakan di atas mungkin tidak akan diterima atau kami tidak akan bertindak atau melayan permohonan atau permintaan tersebut.

Hak Untuk Mengakses and Membetulkan Data Peribadi

Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan, bantahan atau aduan tentang pemprosesan Data Peribadi anda atau anda ingin mendapatkan maklumat, menarik balik kebenaran yang telah diberikan, sila hubungi kami secara bertulis di maklumat perhubungan seperti di bawah.

Sila ambil perhatian bahawa pematuhan permintaan anda bukanlah automatik dan kami mempunyai hak untuk menolak permintaan anda untuk mengakses dan/atau membuat sebarang pembetulan terhadap Data Peribadi anda sebagaimana yang diperuntukkan di dalam PDPA 2010. Bayaran untuk mengakses Data Peribadi anda mungkin akan dikenakan.

Penyimpanan Data Peribadi

Data Peribadi anda akan disimpan dalam bentuk salinan cetak di pejabat kami atau rangkaian yang terletak di Malaysia.

Kami juga mungkin akan memindahkan Data Peribadi anda kepada pembekal perkhidmatan pihak ketiga yang terletak di luar Malaysia.

Kesemua Data Peribadi di dalam milikan kami akan disimpan oleh kami selagi perlu untuk memenuhi tujuan-tujuan yang dinyatakan di atas atau untuk mematuhi peruntukan undang-undang atau perakaunan.

Perubahan kepada Dasar Privasi

Kami merizabkan hak kami untuk mengubah Dasar ini dari semasa ke semasa tanpa notis. Sebarang perubahan terhadap Dasar ini akan dimuatnaik di dalam laman web kami. Oleh itu, kami menggalakkan anda untuk menyemak/melawat laman web kami dari semasa ke semasa untuk mengetahui perubahan terkini yang telah dibuat terhadap Dasar ini.

Sekiranya terhadap sebarang percanggahan di dalam versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.